CHATGPT 自動化OFFICE神器

 對於不是工程背景的我們，要獨自完成自動化是非常困難的。

但是有了ChatGPT就大幅降低了Coding門檻!!!

 

自動化工具範例



 

 

 

與我們最息息相關的工具-Office

從Office裡面的word, excel, outlook 甚至power point都可以變化出許多自動化工具

首先介紹VBA，全名 Visual Basic For Application，是主要圍繞 Microsoft Office 生態圈專用的程序語言。透過 VBA 自動化，用家可以在 Office 上執行自動化腳本，並有效提高效率。

 

發問前….

先思考要請電腦自動執行的邏輯是什麼

建議

  1. 任何在OFFICE工具中的所有開啟、關閉、複製、貼上、搜尋、改變背景、文字自型等，都可以執行
  2. 必須讓SOP清楚，並詳細描述出來
  3. 不斷測試結果、修正，以產出最適合自己的版本

 

要怎麼問?

請幫我撰寫EXCEL VBA，功能如下….

持續修改調整自己的邏輯，以建立最適合的功能。

 

範例:

 

電子發票整合自動化工具


原始SOP:

1.下載財務部發票內容

2.開啟LIMS系統->點選傳送帳單資訊->修改電子郵件內容->附上對應的財務部發票->寄出

修改後邏輯SOP:

1.下載財務部發票PDF

2. 開啟LIMS系統->點選並儲存傳送帳單草稿

3.開啟彙整資訊EXCEL->框選寄送單位->寄出

 

詢問GPT範例

我想寫一個EXCEL VBA

F欄位是訂單編號，從F欄位中抓到第一個","前的編號，由這個編號去尋找同一個資料夾中，有相同編號名稱的outlook draft檔案開啟

開啟這個outlook草稿檔案後，在excel中同一row，C欄位會有帳單編號，帳單編號是呈現XXXX-OOOOOO，幫我擷取OOOOOO六個位數的內容，搜尋同個資料夾中有這6位數字作為其中名稱的pdf檔案，並將此pdf檔案附加在剛剛開啟的outlook中…..繼續微調中。

 

試用結果

每次作業約每天1-2小時，每次可以約節省此工作50%的時間。

 

EXCEL申請書自動修改工具


 

邏輯SOP:

  1. 修改通用申請書內容
  2. 批次置換每個EXCEL申請書的首頁內容
  3. 批次修改首頁內容版次、更新時間

 

詢問GPT範例

我想寫一個EXCEL VBA

設定在每一個EXCEL中，在第一個SHEET中的D46，都貼上特定公式。

若詢問更新請跳過，若是以開啟的檔案也跳過。….繼續微調中。

 

試用結果

改動好通用申請書後，一鍵進行快速改版，大約5分鐘。

 

WORD自動附加檔案工具


邏輯SOP:

  1. 修改標示審查照片名稱
  2. 一鍵依名稱放進WORD檔案中，並自行調整圖片大小

 

詢問GPT範例

我想寫一個WORD VBA

會將擺放在同一資料夾的圖片檔案，依造圖片名稱，放入WORD對應的欄位，並且修改圖片大小為OOpt。

 

試用結果

原本需要4小時，現在只需要20分鐘完成。

 

 

 

以上是近期完成的工作小工具。在每份專案執行的過程，可能會有很多細小但是重複的工作。

只要能加快任何工作時間的可能，都會讓工作更有效率!

大家若有興趣，可以再與我討論專案細節。

 

 

 

這邊有VBA基礎的環境設定介紹

https://www.pcschool.com.tw/blog/it-skill/excel-vba-tutorial


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